Wat zijn HACCP lijsten en hoelang bewaar je ze?

Meten is het werk, opschrijven is het bewijs. Een inspecteur kan niet zien dat je gisteren je koeling hebt gecontroleerd. Wat niet is vastgelegd, telt dus niet mee. Daarom worden bedrijven hier het vaakst op aangesproken, terwijl het invullen zelf nauwelijks tijd kost.

Wat zijn HACCP-lijsten?

Het zijn formulieren waarop je bijhoudt dat je doet wat er in je hygiënecode staat. Ze horen bij het zevende principe van de methode, namelijk vastleggen. De naam is spreektaal. In de codes zelf heten ze registratieformulieren. In de horeca gaat het meestal om vier soorten. De eerste is de temperatuurlijst. Daarop noteer je per koeling en vriezer wat je hebt gemeten. De tweede is de ontvangstcontrole, voor de temperatuur en de staat van wat er binnenkomt. De derde is de schoonmaaklijst. Daarop staat welke ruimte of welk apparaat wanneer is gedaan en door wie. Werk je met kleuren per ruimte, zet die kleur er dan bij. Dat is precies waar HACCP-materiaal voor is gemaakt. De vierde is het afwijkingenformulier. Daarop schrijf je wat er misging en wat je eraan hebt gedaan. Dat laatste formulier is het belangrijkste en tegelijk het leegste. Een map waarin nooit iets fout is gegaan, gelooft niemand. Een koeling die een keer op tien graden stond, met daarbij de aantekening dat de deur open had gestaan en dat het product is weggegooid, laat juist zien dat je systeem werkt.

Waar kan ik HACCP-lijsten downloaden?

Bij je eigen brancheorganisatie, en meestal gratis. Voor de horeca stelt Koninklijke Horeca Nederland de formulieren beschikbaar die bij de hygiënecode voor de horeca horen. Andere sectoren zoals bakkers, slagers en zorginstellingen hebben hun eigen code met eigen formulieren. Pak de formulieren van je eigen code en niet een willekeurig sjabloon van internet. Ze lijken op elkaar, maar de grenswaarden verschillen per sector. Een formulier met de verkeerde temperatuur erop is erger dan geen formulier. Bovendien sluit het formulier van je eigen code aan op de rest van die code, en dat herkent een controleur meteen. Er zijn ook apps en softwarepakketten die dit digitaal doen. Die mogen gewoon, want de wet vraagt om vastleggen en niet om papier. Heb je veel koelingen of meerdere vestigingen, dan scheelt dat werk. Zeker als de temperatuur automatisch wordt gemeten. Voor een kleine zaak is papier aan de muur vaak nog steeds het snelst, juist omdat je het ziet hangen.

Hoelang moet je HACCP lijsten bewaren?

In de horeca is een jaar de gangbare termijn. Sommige codes noemen daarnaast de houdbaarheid van het product. Je bewaart de lijst dan tot een tijd na de houdbaarheidsdatum. Kijk dus in je eigen code wat er staat, want juist hier verschillen sectoren van elkaar. Wat een controleur in de praktijk vraagt zijn meestal de laatste weken tot maanden. De reden is simpel. Kloppen de lijsten van de afgelopen maand, dan is het aannemelijk dat je systeem loopt. Zitten er gaten in de laatste twee weken, dan gaat de rest van het gesprek daar ook over. Bewaar ze op een plek waar ze droog blijven en niet kwijtraken. Een map in de keuken is handig tijdens het invullen, maar vet en vocht maken papier binnen een jaar onleesbaar. Zet afgesloten maanden dus ergens anders neer.

Waarom een schoonmaaklijst meer oplevert dan een vinkje

Van de vier formulieren wordt de schoonmaaklijst het slechtst bijgehouden. Toch levert die buiten de controle om het meeste op. Zodra je opschrijft welke onderdelen wanneer aan de beurt zijn, komen de dingen naar boven die niemand ooit doet. Denk aan de afvoerputjes, de afzuigfilters, de rubbers van koeldeuren en de ruimte achter de friteuse. Dat zijn ook de plekken waar een controleur naar kijkt, juist omdat ze iets zeggen over de rest. Een blinkende werkbank met een vet filter erboven vertelt een ander verhaal dan andersom. Houd de lijst kort genoeg om vol te houden. Zet er de frequenties op die je echt haalt en laat de rest weg. Een lijst met dertig regels waarvan er tien worden afgetekend, werkt tegen je. Zet er tot slot bij met welk middel het moet gebeuren. Zonder die vermelding pakt iedereen de fles die het dichtst bij staat. Op plekken waar voedsel langskomt horen dat keukenreinigers te zijn die geen residu achterlaten.

De fouten die het vaakst terugkomen

De eerste is achteraf invullen. Een hele week op zondagavond aftekenen zie je zo. Het handschrift en de pen zijn overal hetzelfde en de getallen lopen te mooi. Bovendien mis je dan waar het echt om gaat, namelijk dat je op het moment zelf had kunnen ingrijpen. De tweede is te veel meetpunten. Wie acht koelingen twee keer per dag meet, houdt dat een maand vol. Kijk dan of een systeem met een alarm niet logischer is. Het apparaat meet dan zelf en jij grijpt alleen in als er iets afwijkt. De derde is geen naam of paraaf erbij zetten. Zonder naam weet niemand wie er heeft gemeten. Gaat er iets mis, dan kun je ook niet navragen wat er die dag aan de hand was. Twee seconden extra maken je formulier dus ineens bruikbaar. Een map die alleen bij een controle opengaat, vertelt jou dus zelf nooit iets.